FORM-027 Inventário de Documentos Inativos

Este formulário tem como objetivo registar e controlar o inventário de documentos inativos do Sistema de Gestão Integrado (SGI). Permite gerir o armazenamento, o acompanhamento e a eliminação final de documentos que cumpriram o seu ciclo de vida ativo mas devem ser conservados conforme os prazos estabelecidos.

Inventário de Documentos Inativos - Formulário de Controlo

INVENTÁRIO DE DOCUMENTOS INATIVOS
											CÓDIGO: FORM-027 REVISÃO: 0 DATA: 01.12.2024
Processo:
Informação para o Armazenamento								PRAZO DE ARMAZENAMENTO VENCIDO
CAIXA N.º	Descrição	NÚMERO SEQUENCIAL		DATA DE ENTRADA	DATA DE EXPIRAÇÃO	ENTREGUE POR (Pessoa que entrega ao SGI)	RECEBIDO POR (SGC)	ENTREGUE POR (SGC)	RECEBIDO E VERIFICADO (Pessoa responsável pelo processo)	Eliminação (dos documentos)
CAIXA N.º	Descrição	DE	ATÉ	DATA DE ENTRADA	DATA DE EXPIRAÇÃO	ENTREGUE POR (Pessoa que entrega ao SGI)	RECEBIDO POR (SGC)	ENTREGUE POR (SGC)	RECEBIDO E VERIFICADO (Pessoa responsável pelo processo)	Eliminação (dos documentos)

Instruções para preencher o formulário:

CAIXA N.º: Número de identificação da caixa de armazenamento.
Descrição: Descrição detalhada do conteúdo da caixa/documentos.
NÚMERO SEQUENCIAL (DE/ATÉ): Intervalo numérico dos documentos contidos na caixa.
DATA DE ENTRADA: Data em que os documentos dão entrada no armazém de inativos.
DATA DE EXPIRAÇÃO: Data em que termina o prazo de armazenamento conforme a norma.
ENTREGUE POR (Pessoa que entrega ao SGI): Pessoa que entrega os documentos ao sistema.
RECEBIDO POR (SGC): Pessoa do Sistema de Gestão Integrado que recebe os documentos.
ENTREGUE POR (SGC): Pessoa do SGC que entrega documentos quando são requeridos.
RECEBIDO E VERIFICADO: Pessoa responsável pelo processo que recebe e verifica os documentos.
Eliminação: Decisão sobre o destino final dos documentos (ver opções abaixo).

Opções de Eliminação:

Conservar: Manter os documentos por mais tempo conforme os requisitos.
Destruir: Eliminar os documentos de forma segura e documentada.
Digitalizar: Converter para formato digital e depois dispor dos originais.
Transferir: Enviar para outro departamento ou para o arquivo central.

Autorizações e Assinaturas

RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO SGC

Nome e Assinatura

SUPERVISOR DE PROCESSOS

Nome e Assinatura

GERENTE DE QUALIDADE

Nome e Assinatura

Histórico de Versões

Versão	Data	Descrição	Aprova
000	01.12.2024	Original	CEO