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1. Objetivo do Cargo
O Assistente Administrativo é responsável por prestar apoio à gestão administrativa da FACASI, assegurando a eficiência no tratamento da documentação, a coordenação de atividades e o cumprimento dos procedimentos internos. A sua função principal é apoiar a organização dos processos administrativos e facilitar a comunicação entre as diferentes áreas, contribuindo para o cumprimento dos objetivos organizacionais e dos padrões de qualidade estabelecidos pelas normas ISO 9001:2015 e ISO 45001:2018.
2. Responsabilidades Principais
Gestão Documental:
- Gerir, organizar e arquivar a documentação administrativa da organização, assegurando a sua disponibilidade e fácil acesso quando necessário.
- Preparar, rever e enviar correspondência oficial da organização, interna e externa.
- Manter atualizados os registos de contratos, relatórios e outros documentos importantes para a organização.
Apoio na Coordenação Administrativa:
- Coordenar e agendar reuniões e atividades administrativas.
- Apoiar na gestão dos recursos materiais necessários ao funcionamento do escritório, incluindo compras e controlo de stocks.
- Apoiar na organização da agenda da direção ou da área que o requeira, garantindo a pontualidade das atividades programadas.
Atendimento e Apoio ao Pessoal:
- Atender os pedidos do pessoal interno relacionados com tratamentos administrativos.
- Gerir os pedidos de material de escritório, equipamentos e consumíveis necessários às áreas de trabalho.
- Apoiar na preparação de documentos e apresentações para reuniões corporativas.
Apoio na Implementação das Normas ISO:
- Colaborar no cumprimento dos procedimentos administrativos relacionados com a gestão da qualidade e a segurança no trabalho, conforme as normas ISO.
- Realizar o acompanhamento das atividades administrativas assegurando o cumprimento dos padrões estabelecidos e a boa gestão dos recursos.
3. Requisitos do Cargo
Formação Académica
- Formação técnica ou superior em Administração de Empresas, Secretariado, Contabilidade ou áreas afins.
- Formação complementar em gestão administrativa ou qualidade (desejável).
Experiência
- Experiência prévia de 1 a 3 anos em funções administrativas ou similares.
- Conhecimento básico na aplicação de processos administrativos conforme as normas ISO.
Competências
- Organização e gestão eficiente do tempo.
- Capacidade para gerir múltiplas tarefas e estabelecer prioridades.
- Competências de comunicação eficaz, escrita e verbal.
- Atenção ao detalhe e precisão no tratamento de documentos e dados.
- Proatividade e disponibilidade para aprender novas ferramentas e procedimentos.
Conhecimentos Técnicos
- Conhecimento no uso de ferramentas informáticas (Microsoft Office, software de gestão administrativa).
- Conhecimento básico das normas ISO (desejável).
- Domínio de gestão documental e arquivo.
4. Relações Organizacionais
O Assistente Administrativo trabalha de forma transversal com diversas áreas da organização, facilitando a comunicação e assegurando a correta gestão das atividades administrativas.
- Relação hierárquica: Reporta diretamente ao Gerente Administrativo.
- Colaboração interna: Coordena com as diferentes áreas e equipas operacionais para assegurar a eficiência administrativa.
- Interação externa: Pode manter contacto com fornecedores e clientes em relação a atividades administrativas específicas.
5. Indicadores de Desempenho (KPI)
| Indicador | Descrição |
|---|---|
| Eficiência na gestão documental | Percentagem de documentos corretamente arquivados e de fácil acesso. |
| Cumprimento de prazos administrativos | Percentagem de atividades e tarefas realizadas dentro dos prazos estabelecidos. |
| Satisfação do pessoal | Nível de satisfação dos colaboradores com o apoio administrativo prestado. |
| Otimização de recursos administrativos | Eficiência na gestão e utilização dos recursos materiais e equipamentos de escritório. |
| Cumprimento das normas ISO | Nível de cumprimento dos procedimentos administrativos conforme as normas ISO. |
6. Histórico de Versões
| Versão | Data | Descrição | Aprova |
|---|---|---|---|
| 000 | Pendente de validação | Original | CEO |