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1. Objetivo do Cargo
O Assistente Comercial é responsável por apoiar a equipa comercial no desenvolvimento e execução das estratégias comerciais da FACASI, assegurando uma gestão eficiente das relações com clientes e contribuindo para o crescimento sustentado da organização. O seu principal objetivo é facilitar as atividades comerciais, incluindo o atendimento ao cliente, o acompanhamento de potenciais clientes e o apoio administrativo, alinhando-se com os objetivos estratégicos da empresa e as normas ISO 9001:2015 e ISO 45001:2018.
2. Responsabilidades Principais
Apoio à Equipa Comercial:
- Apoiar na preparação de propostas comerciais, orçamentos e apresentações para clientes.
- Gerir a documentação comercial, incluindo contratos, ordens de compra e faturas.
- Coordenar reuniões comerciais, preparar agendas e elaborar atas quando solicitado.
- Manter atualizada a base de dados de clientes e potenciais clientes.
Atendimento e Acompanhamento de Clientes:
- Atender pedidos de informação de clientes por telefone, correio eletrónico ou presencialmente.
- Realizar o acompanhamento de potenciais clientes e clientes existentes para fomentar a fidelização.
- Gerir reclamações iniciais, encaminhando casos complexos ao responsável correspondente.
- Coordenar o envio de catálogos e material de apresentação dos serviços a clientes.
Gestão Administrativa Comercial:
- Elaborar relatórios de gestão comercial, estatísticas e análises básicas de mercado.
- Gerir o inventário de material promocional e de apoio comercial.
- Apoiar na organização de eventos comerciais, feiras e apresentações do setor.
- Realizar tarefas de faturação básica e acompanhamento inicial de cobranças.
Cumprimento Normativo:
- Assegurar que todas as atividades comerciais cumprem as políticas internas da empresa.
- Contribuir para o cumprimento das normas ISO 9001 e ISO 45001 nas atividades comerciais.
- Manter a confidencialidade da informação comercial sensível.
3. Requisitos do Cargo
Formação Académica
- Formação técnica ou superior em Administração, Marketing, Vendas ou áreas afins.
- Conhecimentos em ferramentas informáticas (Word, Excel, PowerPoint).
- Domínio básico de sistemas de gestão comercial e ferramentas digitais.
Experiência
- Experiência mínima de 1 a 2 anos em funções comerciais ou de atendimento ao cliente.
- Experiência em gestão administrativa comercial.
- Conhecimento dos processos de venda e do ciclo comercial.
Competências
- Excelentes competências de comunicação verbal e escrita.
- Capacidade de organização e gestão do tempo.
- Orientação para o cliente e para o serviço.
- Trabalho em equipa e colaboração.
- Atenção ao detalhe e precisão.
Conhecimentos Técnicos
- Domínio de ferramentas de gestão comercial.
- Conhecimento dos processos administrativos comerciais.
- Conhecimentos básicos das normas ISO relacionadas com as atividades comerciais.
- Domínio do Microsoft Office a nível intermédio.
4. Relações Organizacionais
O Assistente Comercial interage com diferentes áreas da organização e mantém contacto direto com clientes e fornecedores.
Relações Internas:
- Relação hierárquica: Reporta diretamente ao Gerente Comercial.
- Atendimento ao cliente: Coordena ações para garantir a satisfação do cliente.
- Área Administrativa: Colabora em processos de faturação, cobrança e documentação.
- Operações: Coordena com a área de operações o agendamento e acompanhamento dos trabalhos contratados.
Relações Externas:
- Clientes: Atendimento direto a pedidos de informação e acompanhamento das relações comerciais.
- Fornecedores: Coordenação de material promocional e apoio comercial.
- Parceiros comerciais: Apoio na gestão de relações com parceiros estratégicos.
5. Indicadores de Desempenho (KPI)
| Indicador | Descrição | Meta |
|---|---|---|
| Eficiência no Atendimento ao Cliente | Tempo médio de resposta a pedidos de informação de clientes | ≤ 24 horas |
| Gestão da Base de Dados | Atualização e precisão da informação de clientes | ≥ 95% de dados atualizados |
| Apoio no Fecho de Negócios | Número de propostas e orçamentos preparados corretamente | 100% sem erros |
| Satisfação do Cliente Interno | Avaliação da equipa comercial sobre o apoio recebido | ≥ 4,5/5 em avaliação trimestral |
| Cumprimento de Prazos | Entrega de relatórios e documentação no prazo estabelecido | 100% de entregas dentro do prazo |
| Cumprimento Normativo ISO | Aderência aos procedimentos relacionados com as normas ISO | 100% de cumprimento |
Histórico de Versões
| Versão | Data | Descrição | Aprova |
|---|---|---|---|
| 000 | Pendente de validação | Original | CEO |