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Introdução
Este documento estabelece o protocolo de proteção da propriedade do cliente, de acordo com os requisitos da norma ISO 9001. A propriedade do cliente inclui bens tangíveis, documentos, informação e outros ativos fornecidos pelos clientes que se encontrem sob custódia durante a prestação de serviços. Este protocolo garante que esses ativos são protegidos contra dano, perda ou mau uso, promovendo a confiança e a satisfação do cliente.
Protocolo de Proteção da Propriedade do cliente
1
Identificação da Propriedade do cliente
- Toda a propriedade recebida será registada com detalhes claros que incluam descrição, estado inicial e responsável designado pela sua custódia.
- A propriedade será etiquetada ou registada através de códigos ou sistemas de rastreabilidade para facilitar o seu controlo dentro das instalações.
2
Armazenamento Seguro
- Os bens físicos serão armazenados em áreas designadas, seguras e protegidas contra riscos como danos físicos, acesso não autorizado ou condições ambientais adversas.
- Os documentos e a informação confidencial serão resguardados conforme as políticas internas de tratamento de dados, em locais seguros e acessíveis apenas ao pessoal autorizado.
3
Controlo e Manutenção
- Realizar-se-ão inspeções periódicas da propriedade para verificar o seu estado durante a sua custódia.
- Caso se identifique a necessidade de manutenção, o cliente será informado para autorização antes de qualquer intervenção.
4
Control de Documentação e Informação
- A informação e a documentação do cliente serão tratadas com estrita confidencialidade, em conformidade com as políticas de proteção de dados.
- Implementar-se-á um sistema de classificação para garantir a segurança e o fácil acesso aos dados, minimizando riscos de perda ou acesso indevido.
5
Notificação de Danos ou Perdas
- Se ocorrer um dano, perda ou qualquer incidente relacionado com a propriedade do cliente, o cliente afetado será notificado de imediato.
- Se registrará o incidente no sistema de qualidade, se analizarán as causas e se aplicarán ações corretivas para evitar recurrencias.
6
Devolução da Propriedade
- Ao finalizar os serviços, a propriedade será devolvida ao cliente nas condições originais em que foi recebida.
- Registar-se-á formalmente o processo de devolução, verificando a conformidade com os registos iniciais e documentando qualquer anomalia.
Anexo: Check List para a Proteção da Propriedade do cliente
Verificação do cumprimento do protocolo
Esta lista de verificação ajudará a verificar o cumprimento dos passos do protocolo ao receber e custodiar a propriedade do cliente.
1
A propriedade do cliente foi registada, incluindo a sua descrição e estado inicial?
2
A propriedade está claramente identificada com etiquetas ou registos de rastreabilidade?
3
A propriedade está armazenada numa área segura e protegida, acessível apenas ao pessoal autorizado?
4
Realizam-se inspeções periódicas para verificar o estado da propriedade?
5
Foram implementadas medidas de controlo e armazenamento adequadas para documentos e informação confidencial?
6
Existe um processo documentado para notificar o cliente em caso de danos ou perda da propriedade?
7
Verificou-se o estado da propriedade antes da devolução ao cliente?
8
A propriedade foi devolvida no mesmo estado em que foi recebida e registou-se a entrega final?
Histórico de Versões
| Versão | Data | Descrição | Aprova |
|---|---|---|---|
| 000 | 01.12.2024 | Original | CEO |