O propósito deste procedimento é garantir o controlo adequado de toda a informação documentada que faz parte do Sistema de Gestão Integrado (SGI) da FACASI, de acordo com os requisitos das normas ISO 9001:2015 (cláusula 7.5) e ISO 45001:2018 (cláusula 7.5). Isto inclui a criação, revisão, atualização, distribuição, armazenamento, proteção e eliminação da documentação, incluindo os relatórios técnicos de inspeção emitidos aos clientes.
Este procedimento aplica-se a todos os documentos controlados da FACASI, incluindo os documentos internos e externos necessários ao funcionamento eficaz do SGI. Abrange políticas, manuais, procedimentos, registos, instruções de trabalho, formulários, relatórios de inspeção (END/NDT, UTM), certificados de equipamentos e qualquer outro documento relevante para o Sistema de Gestão Integrado.
Âmbito de aplicação: todas as áreas e processos da organização que façam parte do Sistema de Gestão Integrado (SGI), incluindo as atividades de campo.
| Função | Responsabilidade |
|---|---|
| Coordenador do SGI | Assegura o cumprimento deste procedimento em todas as áreas da organização, bem como a revisão e aprovação da documentação do Sistema de Gestão Integrado. |
| Gerentes de Área | Zelam por que os documentos e registos das suas respetivas áreas sejam adequados, atualizados e controlados conforme os requisitos do SGI. |
| Assistente Administrativo | Encarregado da distribuição, arquivo e controlo físico dos documentos e registos do Sistema de Gestão Integrado. |
| Coordenador/Fiscalizador | Assegura que os relatórios e registos de inspeção gerados em campo são preenchidos, identificados e entregues conforme este procedimento. |
| Auditores Internos | Verificam a conformidade dos documentos e a sua correta gestão durante as auditorias internas do SGI. |
A organização implementa os seguintes passos para o controlo da informação documentada:
Os documentos são criados ou modificados pelo responsável de cada área de acordo com os requisitos do SGI. O responsável assegura que os documentos são adequados ao uso previsto e contêm informação relevante, precisa e clara.
Todos os documentos são revistos e aprovados antes da sua emissão. As revisões e aprovações são realizadas pela pessoa ou grupo designado conforme o tipo de documento (por exemplo, Coordenador do SGI, Gerente de Operações, CEO).
Toda a alteração efetuada num documento é registada e refletida na versão atualizada do mesmo. Mantém-se um histórico de revisões para assegurar a rastreabilidade, indicando a data da alteração, a descrição da modificação e a pessoa responsável.
Cada documento controlado é identificado com um código, título, número de versão e data de emissão e, quando aplicável, a data de validade ou de revisão. A codificação segue o padrão do SGI: DOC (institucionais), POL (políticas), PRO (procedimentos), MAN (manuais), PLA (planos), DES (descrições de cargo), FORM (formulários), REG (registos), MAT (matrizes), INS (instruções de trabalho) e EXT (documentos externos).
Os documentos controlados são distribuídos e acessíveis apenas às pessoas que deles necessitem para realizar as suas tarefas. A distribuição faz-se em formato eletrónico ou físico conforme o processo o exija, assegurando que as versões em circulação são as versões atuais.
Os documentos são armazenados de forma segura para evitar dano, perda ou acesso não autorizado. Os documentos eletrónicos são guardados num sistema de gestão documental seguro e os documentos físicos em locais de acesso restrito e controlado.
A documentação é protegida contra perdas, danos, alterações ou acessos não autorizados, através da realização de cópias de segurança, controlos de acesso, proteção física e procedimentos de segurança informática. Os relatórios de inspeção e os dados dos clientes são tratados como informação confidencial.
Os documentos obsoletos, desnecessários ou fora de uso são eliminados de forma segura e responsável. Para os documentos obsoletos mantidos por razões legais ou de conhecimento, aplica-se uma identificação adequada que impeça o seu uso indevido, e mantém-se um registo da eliminação para garantir a rastreabilidade.
Requisitos de Registo: os registos gerados como parte do SGI devem ser legíveis, facilmente identificáveis e acessíveis. Os registos são documentos que contêm evidência da conformidade com os requisitos e das atividades realizadas, incluindo os resultados de inspeções e as evidências de formação do pessoal técnico.
Retenção de Registos: os registos são conservados durante um período determinado, de acordo com os requisitos legais, normativos ou os períodos definidos pela organização. São armazenados de forma segura e permanecem acessíveis durante o período de retenção. Os períodos de retenção específicos por tipo de registo ficam pendentes de validação pela organização.
Este procedimento é revisto periodicamente para assegurar a sua eficácia e a sua adequação às normas ISO 9001:2015 e ISO 45001:2018, bem como a quaisquer alterações nos processos, na legislação ou nos requisitos da organização. As auditorias internas são realizadas de acordo com o plano de auditoria anual para verificar a correta aplicação deste procedimento.
O procedimento é revisto pelo menos uma vez por ano ou sempre que ocorram alterações significativas no sistema de gestão ou na legislação aplicável.
- Manual do Sistema de Gestão Integrado
- PRO-004 — Procedimento de Auditorias Internas
- PRO-002 — Procedimento de Controlo de Registos
- PRO-024 — Procedimento de Gestão da Mudança
- DOC-005 — Política da Qualidade e DOC-007 — Política de SST
- ISO 9001:2015 — Sistemas de Gestão da Qualidade (cláusula 7.5 — Informação documentada)
- ISO 45001:2018 — Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde no Trabalho (cláusula 7.5 — Informação documentada)
- Requisitos legais angolanos aplicáveis em matéria de gestão documental e conservação de registos
| Versão | Data | Descrição | Aprova |
|---|---|---|---|
| 000 | 01.12.2024 | Original (ISO 9001, 45001) | CEO |