O objetivo deste procedimento é estabelecer um quadro para a gestão eficaz das comunicações dentro da organização, assegurando que a informação relacionada com a qualidade, o ambiente e a segurança e saúde no trabalho seja gerida de forma adequada e flua corretamente entre as diferentes partes interessadas, tanto internas como externas. Isto garante que se cumprem os requisitos legais, normativos e da organização, promovendo a melhoria contínua.

Este procedimento aplica-se a todas as comunicações internas e externas relacionadas com o Sistema de Gestão Integrado (SGI) da organização, incluindo as comunicações com os colaboradores, fornecedores, clientes, autoridades reguladoras e qualquer outra parte interessada, em relação com os aspetos de qualidade, ambiente, segurança e saúde no trabalho.

• Comunicação: O processo de intercâmbio de informação entre partes interessadas.
• Comunicações Internas: Intercâmbio de informação dentro da organização, entre colaboradores e diferentes áreas.
• Comunicações Externas: Informação transmitida a partes externas a organização, incluindo clientes, fornecedores e autoridades.
• Partes Interessadas: Indivíduos ou grupos que podem afetar ou são afetados pelas atividades da organização, incluindo colaboradores, clientes, fornecedores, autoridades reguladoras, entre outros.
• Informação Documentada: Qualquer tipo de informação que deve ser controlada e mantida pela organização, que esteja relacionada com o SGI e os requisitos legais ou normativos.

Se identifican as necessidades de comunicação das diferentes partes interessadas, tanto internas como externas. isto inclui:

• Informação sobre políticas e objetivos de qualidade, ambiente e segurança e saúde laboral.
• Cambios em os procedimentos o em as normativas que afectan a organização.
• Resultados de auditorias, revisão de gestão e avaliações de desempenho.
• Informação relevante para a toma de decisiones estratégicas e operativas.
• Informação sobre incidentes, acidentes ou não conformidades.

A organização estabelece um plano de comunicação que especifica como, quando e a quem se deve comunicar a informação relevante. Este plano cobre:

As comunicações são claras, transparentes e entregues no formato adequado, dependendo da audiência. Alguns exemplos de métodos de comunicação incluem:

• Reuniones internas: Para a discussão de temas relevantes de qualidade, ambiente e segurança.
• Informes escritos: Para comunicar resultados de auditorias, avaliações ou incidentes.
• Canales digitales: Para a comunicação rápida e eficaz entre colaboradores e partes externas.
• Formação e Capacitação: para comunicar cambios importantes em procedimentos e políticas.

Toda a informação relacionada com o SGI que seja comunicada o recibida se controla de acordo com os procedimentos estabelecidos para a gestão da informação documentada. isto inclui:

• El armazenamento e conservação adequada da informação.
• A garantia de que apenas as pessoas autorizadas têm acesso a informação relevante.
• La revisão periódica para garantir que a informação comunicada seja precisa e esté atualizada.

A eficácia das comunicações é monitorizada para assegurar que se estão a alcançar os objetivos da organização e que as partes interessadas recebem a informação de que necessitam.

• Inquéritos e feedback: Obtém-se a opinião dos colaboradores e outras partes interessadas sobre a clareza e a eficácia das comunicações.
• revisão de incidentes e quejas: Avalia-se como a informação relacionada com incidentes ou não conformidades foi transmitida e se o feedback foi adequado.

As comunicações revêem-se periodicamente como parte da melhoria contínua, para assegurar que os métodos e canais são eficazes e se ajustam às necessidades cambiantes da organização.

• revisão de processos: Avalia-se e ajustam-se os procedimentos de comunicação com base nos resultados do acompanhamento e no feedback recebido.

• Plano de Comunicação Interna e Externa
• Registo de Comunicação (formato de acompanhamento)
• Procedimento de controlo da Informação Documentada
• Relatório de avaliação de Comunicações

ISO 9001