Estabelecer as regras para a compra de bens e serviços e para a subcontratação de serviços a terceiros na FACASI, garantindo que os produtos e serviços adquiridos cumprem os requisitos estabelecidos e não comprometem a qualidade dos serviços prestados nem a segurança dos trabalhadores, em conformidade com a ISO 9001:2015 (cláusula 8.4 — Controlo de processos, produtos e serviços de fornecedores externos) e a ISO 45001:2018 (cláusula 8.1.4 — Contratação externa e aquisições).
Este procedimento aplica-se a todas as compras de bens e serviços e à subcontratação de atividades críticas na prestação dos serviços da FACASI, incluindo: equipamentos e consumíveis de inspeção e ensaio, equipamentos de proteção individual, serviços de calibração de equipamentos de medição, serviços de medicina do trabalho, formação técnica e subcontratação de técnicos ou empresas para execução de trabalhos de inspeção e manutenção.
| Função | Responsabilidades |
|---|---|
| Gerente Administrativo | Responsável pela gestão do processo de compra, pela consulta a fornecedores e pelo arquivo da documentação associada. |
| Coordenador do SGI | Assegura que os critérios de qualidade e de SST estão definidos nas compras e que os fornecedores são avaliados conforme este procedimento. |
| Gerente de Operações | Define as especificações técnicas dos bens e serviços a adquirir, coordena as atividades subcontratadas e supervisiona os serviços prestados por terceiros. |
| Gerente Geral (CEO) | Aprova os fornecedores e os contratos de subcontratação. |
- Fornecedor externo: organização ou pessoa que fornece bens ou serviços à FACASI, incluindo prestadores de serviços de calibração e formação.
- Subcontratado: entidade ou técnico contratado para executar, no todo ou em parte, um serviço que a FACASI se comprometeu a prestar ao cliente.
- Compra crítica: aquisição que afeta diretamente a qualidade do serviço prestado ou a segurança dos trabalhadores — por exemplo, equipamentos de medição, EPI ou serviços de calibração.
A organização implementa sistematicamente o seguinte procedimento para garantir a aquisição de bens e serviços que cumprem os requisitos estabelecidos.
As diferentes áreas comunicam ao Gerente Administrativo as necessidades de materiais, produtos ou serviços, detalhando a especificação do bem ou serviço requerido. Para compras críticas, a especificação técnica é validada pelo Gerente de Operações e, quando envolva requisitos de SST, pelo Coordenador do SGI.
- Sempre que possível, são consultados vários fornecedores alternativos.
- Os fornecedores são avaliados com base em critérios como:
- Qualidade do produto ou serviço e adequação à especificação técnica.
- Certificações aplicáveis — nomeadamente rastreabilidade metrológica no caso de serviços de calibração e certificação dos EPI.
- Capacidade de cumprir os requisitos de SST aplicáveis.
- Preço competitivo.
- Prazos de entrega.
- Condições de pagamento.
- Os fornecedores aprovados constam de uma lista de fornecedores qualificados, sujeita a reavaliação periódica do seu desempenho.
- Quando seja necessário subcontratar um serviço, o Gerente de Operações identifica o serviço e as especificações necessárias.
- São selecionados subcontratados qualificados, avaliados pela sua capacidade técnica, pelas qualificações do pessoal que irá afetar aos trabalhos (incluindo certificações em END/NDT ou UTM quando aplicável), pelo cumprimento das normas aplicáveis e pela experiência.
- Requisitos de SST: antes do início dos trabalhos, é verificado que o pessoal subcontratado dispõe de aptidão médica válida, formação em segurança e EPI adequado. Os subcontratados ficam sujeitos às mesmas regras de SST que o pessoal próprio, conforme a cláusula 8.1.4 da ISO 45001.
- É formalizado um contrato que inclui o âmbito do trabalho, os requisitos de qualidade e de SST, e os critérios de aceitação.
- O Gerente de Operações acompanha o serviço prestado para verificar o cumprimento das especificações.
- Selecionado o fornecedor ou subcontratado, é emitida uma Ordem de Compra ou Ordem de Serviço que inclui:
- Descrição clara do produto ou serviço.
- Quantidade.
- Especificações técnicas e normativas aplicáveis.
- Requisitos de SST aplicáveis, quando relevante.
- Preço acordado.
- Prazo de entrega.
- A ordem é enviada ao fornecedor ou subcontratado e uma cópia é arquivada.
Os produtos ou serviços rececionados são verificados quanto ao cumprimento dos requisitos especificados. No caso de equipamentos de medição, é verificada a existência e validade do certificado de calibração; no caso de EPI, a respetiva certificação.
Caso o produto ou serviço não cumpra os requisitos, é registada uma não conformidade e comunicada ao fornecedor ou subcontratado para implementação de ações corretivas, conforme o PRO-005.
Se o produto ou serviço cumpre os requisitos, regista-se a aceitação e procede-se ao pagamento.
Todos os documentos relacionados com o processo de compras e subcontratação (ordens de compra, contratos, avaliações de fornecedores, certificados de calibração, verificações de receção) são arquivados conforme o PRO-002 e estão disponíveis para auditorias internas e externas.
- Tolerável (Aceitável): ≥ 90%
- Marginal: 80% - 89%
- Não Aceitável: < 80%
Justificação: Um cumprimento de pelo menos 90% das entregas a tempo considera-se aceitável na maioria das indústrias, já que garante a continuidade das operações sem interrupções significativas.
- Tolerável (Aceitável): ≤ 5%
- Marginal: 6% - 10%
- Não Aceitável: > 10%
Justificação: Uma percentagem baixa de não conformidades (menor ou igual a 5%) indica um bom controlo de qualidade tanto nos produtos adquiridos como nos serviços subcontratados. Um índice superior a 10% poderia significar uma necessidade de rever os fornecedores ou o processo de aquisição.
- Tolerável (Aceitável): ≥ 85%
- Marginal: 70% - 84%
- Não Aceitável: < 70%
Justificação: Um nível de satisfação superior a 85% indica que os produtos e serviços adquiridos cumprem ou superam as expectativas dos clientes internos e externos. Uma satisfação abaixo de 70% implica a necessidade de ações corretivas imediatas para melhorar a qualidade dos produtos ou serviços subcontratados.
A organização dispõe dos seguintes formatos padronizados para apoiar a implementação deste procedimento:
- Anexo 1: Formato de Avaliação de Fornecedores
- Anexo 2: Formato de Não Conformidade
- Anexo 3: Formato de Ordem de Compra (OC)
| fornecedor: | |
| Produto/serviço: | |
| Data de avaliação: | |
| Avaliador: |
| Critério | Pontuação (1-5) | Comentarios |
|---|---|---|
| 1. Qualidade do produto/serviço | ||
| 2. Cumprimento de prazos de entrega | ||
| 3. Preço competitivo | ||
| 4. Condições de pagamento | ||
| 5. Cumprimento de requisitos normativos (ISO, etc.) | ||
| 6. Atendimento ao cliente e suporte pós-venda |
(30 resulta de multiplicar 6 critérios * a pontuação máxima possível)
| nível de Aprovação | Interpretação |
|---|---|
| 90 - 100% | Excelente |
| 80 - 89% | Aceitável |
| 70 - 79% | Necessita Melhorias |
| < 70% | Não Aceitável |
Aprovação do fornecedor: [Si/No]
Ações Corretivas (se aplicável): [Descrição de ações corretivas a implementar]
Assinatura do Avaliador: _________________________
| Número de Não Conformidade (NC): | [NC-0001] |
| Data de Deteção: | [Data] |
| Detetada por: | [Nome do responsável] |
| Fornecedor/Subcontratado: | [Nome do fornecedor/subcontratado] |
| Produto/serviço: | [Descrição do produto/serviço] |
| Referência da Ordem de Compra/serviço: | [OC/OS Número] |
Detalhe da Não Conformidade: [Descrição clara e precisa da não conformidade detectada.]
Critério ou Especificação Afetada: [Norma ou especificação que não foi cumprida.]
Gravidade da Não Conformidade: | [ ] Maior | [ ] Menor
Impacto Potencial: [Descrição do impacto]
Ação corretiva necessária: [Descrição da ação corretiva]
| Responsável pela ação corretiva: | [Nome] |
| Data de Implementação: | [Data] |
| Descrição da ação corretiva implementada: [Descrição detalhada das ações tomadas para corrigir a não conformidade.] |
|
Data de Verificação: [Data]
Resultado da Verificação:
[Descrição do resultado da verificação da eficácia da ação corretiva.]
| Avaliador: | [Nome do avaliador] |
| Assinatura do Avaliador: | _________________________ |
Data de Encerramento: [Data de encerramento da NC]
Responsável pelo Encerramento: [Nome do responsável pelo encerramento]
| Número da Ordem de Compra (OC): | [OC-0001] |
| Data de Emissão: | [Data] |
| Fornecedor/Subcontratado: | [Nome do fornecedor/subcontratado] |
| Morada do fornecedor: | [direção] |
| Telefone de Contacto: | [Telefone] |
| Correio Eletrónico: | [Correio do fornecedor] |
| Responsável pela Compra: | [Nome do responsável pela compra] |
| Item | Descrição | Quantidade | Unidade de Medida | Preço Unitário | Preço Total |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Descrição detalhada do produto/serviço] | [Quantidade] | [Unidade] | [Preço unitário] | [Preço total] |
| 2 | [Descrição detalhada do produto/serviço] | [Quantidade] | [Unidade] | [Preço unitário] | [Preço total] |
| Total General: | [Total final na moeda correspondente] | ||||
- Prazo de Entrega: [Número de dias ou data-limite]
- Lugar de Entrega: [direção onde se entregarán os productos o serviços]
- Condições de Pago: [Especificar o método e termos de pagamento: crédito, transferência, etc.]
- Garantia: [Duração e condições da garantia, se aplicável]
- Requisitos Normativos: [Qualquer norma ou especificação que o produto/serviço deve cumprir, por exemplo, ISO 9001.]
| Emitido por: | [Nome do responsável que emite a ordem] |
| Assinatura: | _________________________ |
| Aprovado por: | [Nome do aprovador (se requer dupla assinatura)] |
| Assinatura: | _________________________ |
[Espaço para incluir qualquer observação ou instrução especial relacionada com a ordem de compra.]
| Versão | Data | Descrição | Aprova |
|---|---|---|---|
| 002 | Pendente de validação | Original | CEO |