O objetivo deste procedimento é estabelecer um quadro formal para a gestão de mudanças nos processos, sistemas e demais aspetos que possam afetar a FACASI, garantindo que todas as modificações são realizadas de forma controlada e sem gerar impactos negativos na qualidade do serviço ou na segurança dos trabalhadores.
Este procedimento responde aos requisitos das normas ISO 9001:2015 (cláusula 6.3 — Planeamento de alterações; cláusula 8.5.6 — Controlo de alterações) e ISO 45001:2018 (cláusula 8.1.3 — Gestão da mudança).
Este procedimento aplica-se a todas as áreas da FACASI envolvidas na implementação de mudanças, sejam de carácter tecnológico, organizacional, de processos ou qualquer outra modificação que possa afetar a qualidade, a segurança e saúde no trabalho ou o cumprimento normativo.
Abrange todos os tipos de mudança, incluindo:
- Alterações em processos operacionais e administrativos
- Introdução de novos métodos ou técnicas de ensaio (END/NDT, UTM)
- Aquisição, substituição ou modificação de equipamentos de inspeção e medição
- Alterações organizacionais e de estrutura, incluindo mudanças de pessoal em funções críticas
- Alargamento do âmbito de serviços prestados ou entrada em novos tipos de instalação
- Alterações regulamentares ou normativas que afetem as operações
- Alterações temporárias em condições de trabalho (requisito específico da ISO 45001)
- Coordenador do SGI: coordena o processo de gestão da mudança, assegurando que todas as mudanças são avaliadas, aprovadas e implementadas corretamente. Mantém o registo centralizado das mudanças e reporta à Alta Direção.
- Gerentes de Área: identificam a necessidade de mudança nos seus departamentos e asseguram a sua correta implementação, fornecendo a informação técnica necessária e supervisionando a execução.
- Gerente de Operações: avalia o impacto técnico e operacional das mudanças que afetam a execução dos trabalhos de inspeção e manutenção, e assegura a competência do pessoal para as novas condições.
- Alta Direção (CEO): aprova as mudanças de maior impacto e afeta os recursos necessários à sua implementação.
Nota: dada a dimensão da organização, as funções de avaliação de mudanças são exercidas pelos titulares acima identificados, não existindo um comité formal autónomo. Caso a organização venha a constituir um comité, este procedimento deve ser atualizado em conformidade.
A FACASI implementa um processo formal de gestão da mudança que inclui as seguintes etapas:
O primeiro passo é identificar e documentar a necessidade de mudança, que pode resultar de novas exigências dos clientes, evolução técnica, alterações legais ou melhorias nos processos internos.
São estabelecidos mecanismos formais de identificação, incluindo:
- Revisão periódica de processos e sistemas
- Avaliação dos resultados de auditorias internas e externas
- Sugestões do pessoal e das partes interessadas
- Alterações em requisitos legais e contratuais
- Resultados da avaliação de riscos (PRO-019)
Toda necessidade de mudança identificada é registada no formulário de solicitação de mudança.
Identificada a mudança, procede-se à sua avaliação. O Coordenador do SGI, com os responsáveis das áreas afetadas, avalia os riscos, benefícios e custos associados, considerando:
- Impacto na qualidade dos serviços prestados
- Novos perigos e riscos de SST introduzidos pela mudança — avaliação obrigatória nos termos da ISO 45001, antes da implementação
- Necessidade de revisão das medidas de controlo e dos EPI
- Relação custo-benefício da implementação
- Impacto nos clientes e nas demais partes interessadas
- Necessidades de formação, qualificação ou certificação do pessoal
- Necessidade de atualização da documentação do SGI
A avaliação é documentada no respetivo formulário.
Aprovada a mudança, é elaborado um plano detalhado para a sua implementação, que inclui os recursos necessários, o cronograma, as responsabilidades e os procedimentos de acompanhamento.
- Cronograma com marcos principais
- Atribuição clara de responsabilidades
- Recursos requeridos
- Plano de comunicação aos afetados, incluindo consulta aos trabalhadores quando a mudança afete as condições de trabalho (PRO-023)
- Plano de formação, quando necessário
- Critérios de sucesso e métricas de avaliação
- Plano de contingência e de reversão, quando aplicável
A implementação segue o plano estabelecido, assegurando que todos os passos são executados de forma controlada e nos prazos definidos. São documentadas todas as alterações realizadas e os resultados obtidos.
- Execução conforme o cronograma aprovado
- Comunicação atempada a todos os afetados
- Formação do pessoal antes da entrada em vigor da mudança
- Atualização dos documentos do SGI afetados (PRO-001)
- Documentação de todas as atividades realizadas
- Gestão de ocorrências e desvios
Após a implementação, é monitorizado o impacto da mudança nos processos e avaliado se os objetivos propostos foram alcançados. Qualquer desvio ao plano original é documentado e corrigido.
- Acompanhamento dos indicadores de desempenho
- Avaliação do cumprimento dos objetivos
- Verificação de que não surgiram consequências não previstas, em especial em matéria de SST
- Análise de lições aprendidas
- Feedback dos utilizadores e afetados
- Encerramento formal do processo de mudança
Todas as mudanças devem ficar devidamente registadas. Os registos incluem:
- Solicitações de mudança
- Avaliação da mudança, incluindo a avaliação de riscos de SST
- Plano de implementação
- Resultados da implementação e respetivas evidências
- Avaliação pós-implementação e relatórios de acompanhamento
- Registos de formação relacionada com a mudança
Os registos são conservados conforme os prazos definidos no PRO-002, assegurando a sua disponibilidade para auditorias e para a melhoria contínua.
- PRO-019 — Procedimento de Avaliação de Riscos e Oportunidades
- PRO-023 — Procedimento de Participação e Consulta
- PRO-001 — Procedimento de Controlo de Informação Documentada
- PRO-002 — Procedimento de Controlo de Registos
- FORM-026 — Formulário de Planificação das Mudanças
| Versão | Data | Descrição | Aprova |
|---|---|---|---|
| 000 | Pendente de validação | Original | CEO |