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Objetivo
O objetivo deste procedimento é estabelecer as diretrizes e as ações necessárias para garantir a preservação dos produtos durante todas as etapas do seu ciclo de vida, desde a produção até à entrega ao cliente final. Isto inclui assegurar que os produtos mantenham as suas características de qualidade, segurança e conformidade ambiental em todo o momento, e que se cumpram os requisitos estabelecidos pelo SGI.
A organização implementa este procedimento para proteger a integridade dos seus produtos, assegurando que cheguem ao cliente em condições ótimas, cumprindo os mais altos padrões de qualidade e preservação ambiental.
Alcance
Este procedimento aplica-se a todos os produtos fabricados, armazenados e distribuídos pela organização, incluindo:
- Preservação durante o armazenamento: Controlo das condições de armazenamento para evitar danos, deterioração ou alteração do produto.
- Preservação durante o transporte: garantir que os productos sejam transportados em condições adequadas, que mantengan seu qualidade e segurança.
- Preservação durante a distribuição: Assegurar que os produtos cheguem ao cliente final sem comprometer a sua integridade ou segurança.
A organização garante que este procedimento cobre todos os tipos de produtos, incluindo matérias-primas, produtos intermédios, produtos terminados e produtos em processo, assegurando a sua preservação em cada etapa da cadeia de valor.
Definições
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Preservação de Produto
Conjunto de medidas tomadas para manter as propriedades e características do produto intactas durante o seu armazenamento, transporte e distribuição. A organização implementa sistemas de preservação adaptados às características específicas de cada produto.
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Condições de Armazenamento
As condições sob as quais os produtos devem ser armazenados, incluindo temperatura, humidade e proteção contra danos físicos. A organização define e controla estas condições conforme os requisitos de cada produto.
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Vida Útil do Produto
O período durante o qual um produto mantém as suas características de qualidade e é apto para o uso a que está destinado. A organização estabelece e controla a vida útil de cada produto, implementando sistemas de rotação adequados.
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Deterioro
Qualquer alteração física ou química que afete negativamente as propriedades do produto. A organização implementa controlos para prevenir a deterioração e procedimentos para a gerir quando ocorre.
Responsabilidades
| Responsável | Responsabilidade |
|---|---|
| Alta direção | Aprovar o procedimento e garantir os recursos necessários para implementar as medidas de preservação de produtos. Demonstrar liderança e compromisso com a preservação da qualidade dos produtos. |
| responsável do SGI | Coordenar e supervisionar a implementação do procedimento dentro do SGI, assegurando que se cumpram os padrões de preservação. Manter atualizado o sistema e realizar revisões periódicas. |
| Responsável de Armazém | Garantir que as condições de armazenamento sejam adequadas para manter a qualidade dos produtos. Supervisionar o controlo de inventários e a organização do armazém. |
| responsável de Logística | Assegurar que o transporte e a distribuição de produtos se realizem sob as condições adequadas para manter a sua preservação. Selecionar e supervisionar os transportadores e gestores logísticos. |
| Responsável de qualidade | Monitorizar que os produtos sejam preservados adequadamente e que os controlos de qualidade se mantenham durante todas as etapas do processo. Realizar inspeções e testes de qualidade periódicos. |
| responsável de segurança | assegurar que as condições de preservação também consideren a segurança dos productos e do pessoal que os manipula. implementar medidas de segurança em armazenamento e transporte. |
Procedimentos
A organização implementa os seguintes procedimentos para garantir a preservação efetiva de todos os seus produtos em cada etapa do seu ciclo de vida:
Condições de Armazenamento
- Os produtos devem ser armazenados em condições adequadas que mantenham a sua qualidade e segurança. As condições de armazenamento incluem:
Temperatura controlada: Para produtos sensíveis à temperatura (por exemplo, produtos farmacêuticos, alimentos, produtos químicos). A organização monitoriza e regista continuamente as temperaturas em áreas de armazenamento críticas.Humidade controlada: Para produtos sensíveis à humidade (por exemplo, produtos eletrónicos, têxteis, papel). A organização implementa sistemas de controlo de humidade quando seja necessário.Proteção contra danos físicos: Os produtos devem estar protegidos de golpes, quedas e outras formas de dano físico através de embalagem adequada, estantes apropriadas e manuseamentos cuidadosos.Proteção contra contaminantes: Os produtos devem estar armazenados de maneira que não entrem em contacto com substâncias que possam contaminá-los, incluindo pó, fumo, produtos químicos e agentes biológicos.
- A organização documenta as condições específicas de armazenamento para cada tipo de produto e realiza controlos periódicos para verificar o seu cumprimento.
Control de Inventarios
- Implementar um sistema de gestão de inventários que permita conhecer o estado dos produtos armazenados em tempo real. Este sistema garante:
A rotação de inventários (princípio FIFO - First In, First Out) para evitar que os produtos caducados ou com data de validade próxima fiquem armazenados por longos períodos.A identificação clara dos produtos com datas de validade ou condições especiais de armazenamento através de etiquetagem visível e sistemas de codificação.El controlo de lotes e números de serie para facilitar a trazabilidad e o retiro específico quando seja necessário.
- A organização realiza inventários físicos periódicos para verificar a exatidão do sistema de gestão de inventários.
Preservação durante o Transporte
- Os produtos devem ser transportados em condições que mantenham a sua qualidade e integridade:
Embalagem adequada: Os produtos devem ser embalados de maneira que se evite o seu dano durante o transporte, utilizando materiais de proteção apropriados para cada tipo de produto.Control de temperatura: Para produtos que requerem temperaturas específicas durante o transporte (por exemplo, alimentos refrigerados, produtos farmacêuticos), a organização utiliza veículos com controlo de temperatura e monitorização contínua.Proteção contra a humidade: Para produtos sensíveis à humidade, tomam-se medidas para evitar a sua deterioração durante o transporte, incluindo embalagens impermeáveis e controlo de humidade relativa.Rutas de transporte: Escolhem-se as rotas mais seguras e eficientes para reduzir o risco de dano durante o transporte, considerando fatores como condições rodoviárias, tempos de trânsito e pontos de risco.
Preservação durante a Distribuição
- Durante a distribuição, se garantiza que os productos lleguen ao cliente sem comprometer seu qualidade ni segurança:
Condições de transporte: Mantêm-se as mesmas condições de armazenamento e transporte durante a distribuição, assegurando a continuidade na cadeia de preservação.acompanhamento do transporte: Implementa-se um sistema de monitorização em tempo real para assegurar que os produtos cheguem em condições adequadas, incluindo acompanhamento por GPS, sensores de temperatura/humidade e comunicação constante com os transportadores.Entrega segura: Assegura-se que os produtos sejam entregues de maneira que se mantenha a sua integridade e que o cliente receba os produtos em condições ótimas, incluindo verificação no ponto de entrega e assinatura de conformidade.
Control de qualidade na Preservação
- Durante todas as etapas de armazenamento, transporte e distribuição, realizam-se controlos de qualidade para garantir que os produtos não tenham sofrido danos ou deterioração:
Inspeção visual: Inspecionam-se os produtos regularmente para detetar danos evidentes, incluindo deformações, roturas, mudanças de cor ou outros sinais visíveis de deterioração.Testes de laboratório: Realizam-se testes periódicos para assegurar que os produtos continuam a cumprir os padrões de qualidade requeridos, especialmente para produtos com requisitos específicos de estabilidade.Verificação de condições ambientales: Monitorizam-se e registam-se continuamente as condições de temperatura, humidade e outras variáveis ambientais em áreas críticas de armazenamento e transporte.
Manejo de Productos Deteriorados
- Se se detetar que um produto está deteriorado devido a condições de armazenamento, transporte ou distribuição, procede-se da seguinte maneira:
Retirada imediata: Retira-se o produto de circulação imediatamente para evitar o seu uso ou distribuição.Notificação ao cliente: Notifica-se o cliente se já recebeu o produto deteriorado, oferecendo as alternativas correspondentes.Substituição ou reembolso: Substitui-se o produto ou devolve-se o dinheiro ao cliente conforme corresponda e conforme os termos estabelecidos.Investigação e ações corretivas: Se investiga a causa do deterioro e se toman medidas correctivas para evitar futuras ocurrencias, documentando todo o processo.Eliminação adequada: Elimina-se o produto deteriorado de maneira ambientalmente responsável, seguindo os procedimentos estabelecidos para gestão de resíduos.
Indicadores de Desempenho
| Indicador | Descrição | Meta | Frequência de Medição |
|---|---|---|---|
| % de productos almacenados em condições adequadas | Mede a percentagem de produtos armazenados de acordo com as condições especificadas nas suas respetivas fichas técnicas. | 100% | Mensal |
| Número de productos deteriorados | Mede a quantidade de produtos que se deterioraram durante o armazenamento, transporte ou distribuição. | ≤ 0.5% do inventario total | Mensal |
| Tempo médio de transporte | Mede o tempo médio que demora um produto a ser transportado desde o armazém até ao cliente. | Segundo acordos de nível de serviço (SLA) | Semanal |
| % de productos entregados em condições óptimas | Mede a percentagem de produtos entregues sem danos nem alterações verificáveis. | ≥ 99.5% | Mensal |
| Taxa de cumprimento de condições ambientais | Percentagem de tempo durante o qual se mantêm as condições ambientais especificadas (temperatura, humidade) em áreas críticas. | ≥ 98% | Contínuo (relatório mensal) |
A organização revê estes indicadores regularmente nas reuniões de revisão do SGI e toma ações de melhoria quando não se alcançam as metas estabelecidas.
Documentação Relacionada
- Registos de Armazenamento e controlo de Inventarios - Documentação que evidencia as condições de armazenamento e os movimientos de inventario.
- Informe de Inspeção de qualidade - Resultados das inspeções e pruebas realizadas para verificar a preservação de productos.
- Registos de controlo de Transporte - Documentação de condições de transporte, rotas, tempos e verificações durante o transporte.
- Relatório de Danos e Deterioração de Produtos - Registo de incidentes de deterioração e as ações tomadas para a sua gestão.
- PRO-001 - Procedimento de controlo da Documentação do SGI.
- PRO-005 - Procedimento de controlo de Produto Não Conforme.
- PRO-026 - Procedimento de Identificação e Rastreabilidade.
- Instruções de Armazenamento específicas por Produto - Documentação técnica que especifica condições particulares de preservação.
Histórico de Versões
| Versão | Data | Descrição | Aprova |
|---|---|---|---|
| 000 | 01.12.2024 | Original | CEO |